Le logiciel de gestion scolaire, un facteur essentiel pour la croissance globale des écoles

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Face aux défis actuels de gestion des établissements scolaires, un logiciel de gestion devient incontournable:

Les responsables d’écoles aujourd’hui font face à de gros défis de gestion, du management stratégique jusqu’au pilotage des activités scolaires quotidiennes.

La gestion scolaire est un travail fastidieux et multi-facettes pour les administrations des établissements. La quantité d’information et de détails à traiter au quotidien ne cesse d’augmenter. Le logiciel de gestion scolaire a été créé dans le but d’apporter une solution viable face à de tels défis de gestion. Voyons ce qu’il est exactement et quelles peuvent être les plus-values d’une telle solution de gestion sur le fonctionnement et développement d’une école.

Logiciel de gestion scolaire, c’est quoi exactement ?

Un logiciel de gestion d’école, est un outil  capable de gérer tous les processus métiers d’une école. De l’admission à la gestion de la scolarité dans tous ses détails. Il contribue au stockage, traitement et analyse numérique de toutes les informations et en facilite la récupération. Il s’agit donc  d’un instrument système qui assiste les gestionnaires de l’école à gérer de façon optimisée les opérations courantes telles que la gestion des inscriptions, la perception des frais de scolarité et recouvrement, la gestion des examens et notes d’examens, les évaluations, les devoirs, les notifications,… et cela grâce à plusieurs modules interconnectés et intégrés.

Un logiciel de gestion scolaire gère au moins les processus suivants :

  • Gérer la communication avec les « étudiants potentiels » c’est-à-dire gestion de la communication avec les étudiants avant leur admission
  • Gérer les inscriptions
  • Créer de nouveaux dossiers étudiants et leur affecter les processus y afférant (profil, niveau, classe, emploi du temps, frais… etc)
  • Gérer les examens, les évaluations, les devoirs, les notes/grades
  • Assurer les enregistrements du suivi pédagogique
  • Maintenir le registre des absences et de la présence
  • Suivi de l’attribution des appréciations et suivi individuel de performance.

Les systèmes de gestion scolaire peuvent gérer d’autres processus. Dans quelques pays il est obligatoire selon les lois en vigueur pour chaque école d’avoir un système fiable de gestion scolaire.

Il faut faire la différence entre un logiciel (système) de gestion scolaire (en anglais : SMS : Student Management System) et un logiciel (système) de gestion de l’apprentissage (en anglais : LMS, Learning Management System). Pour comprendre la différence, lisez notre article : Quel système choisir pour la gestion de l’établissement scolaire, et comment ?

Pourquoi utiliser un  progiciel de gestion d’école?

La supervision et la gestion des activités des écoles sont considérées comme des tâches complexes à mettre en œuvre de façon optimale. Chaque département/service doit être géré de manière à assurer non seulement son bon fonctionnement, mais aussi son fonctionnement optimal.

Hors de tous les processus scolaire, les taches à caractère répétitif et administratif exigent une attention appropriée dans la gestion de l’école. Chaque jour, l’administration est confrontée à de nombreux types de challenges. Il existe différents types d’outils et de techniques disponibles pouvant aider considérablement à gérer plus efficacement les processus des établissements scolaires, un logiciel de gestion d’école, en partie, en est un.

Un bon outil de gestion scolaire, peut vous faciliter la vie, réduire considérablement le temps de traitement et augmente l’exactitude et l’efficacité des travaux.

La liste suivante de ce que peut faire un Logiciel performant de gestion d’école n’est pas exhaustive :

  • Prend en charge la grande partie des tâches répétitives qui ne cessent de demander et consommer l’attention des administrateurs.
  • Dématérialise tous les processus, tout le patrimoine documentaire de l’école pour un meilleur accès, traitement et analyse.
  • Archive les données des années académiques précédentes, les profils des lauréats de l’école et de toute autre documentation hors utilisation.
  • Crée des liens et synchronise le fonctionnement entre différents processus utilisant les mêmes données.
  • Facilite l’accès aux données et la génération des rapports.
  • Centralise, sur une même plateforme, tout le fonctionnement d’une école.

Quels réels résultats attendre d’un logiciel de gestion d’école ?

La charge de travail de l’administration réduite de presque 80%. Les outils et les techniques mis à disposition des usagers par un logiciel performant aident à automatiser les tâches administratives et à réduire considérablement le temps de traitement.

La qualité du suivi pédagogique améliorée : dans une école, l’une des fonctions  capitales c’est surveiller avec le plus grand soin le « progrès pédagogique individuel » de l’étudiant. Un logiciel de gestion scolaire possède diverses fonctionnalités de suivi qui aident à améliorer le suivi et le contrôle du suivi pédagogique.

La communication entre les parties prenantes de l’école facilitée : le système de gestion scolaire automatise la majorité des informations à être communiqué aux administrateurs, aux professeurs, aux chefs de départements, aux étudiants et aux parents.

Apports du Le logiciel de gestion de l’école pour les enseignants:

Les enseignants se verront capable de gérer, à travers une interface dédiée, le flux d’information à destination des élèves et des parents:

  • Le suivi pédagogique
  • Les examens
  • Les notes
  • Les remarques
  • Les supports de cours
  • Les absences
  • Les devoirs
  • Les  statuts… etc.

Très souvent la gestion manuelle de ces informations cause des problèmes de lenteurs et d’erreurs qui peuvent, par amplification, conduire à des conséquences graves.

Apports du Le logiciel de gestion de l’école pour les étudiants et leurs parents:

Les étudiants seront capables, à travers une interface dédiée, à accéder à toutes les informations les concernant :

  • Emplois du temps
  • E-mails scolaires
  • Nouveautés
  • Calendrier scolaire
  • Le suivi pédagogique
  • Les absences et retards
  • Les supports de cours
  • Les devoirs scolaires
  • La planification des examens
  • Les notes
  • Les remarques des professeurs
  • L’envoi de commentaires/doléances à l’administration de l’école… et bien plus.

Pour conclure,

Un logiciel de gestion scolaire est un outil, de nos jours, indispensable pour la gestion d’une école. Les établissements scolaires peuvent désormais profiter des avancées technologiques pour simplifier, développer et moderniser leur fonctionnement pour un meilleur rendement.

Les directeurs des écoles auront enfin le temps pour se focaliser sur ce qui est important.

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